Privacy

Privacyverklaring Kruitwagen & Partners B.V. (versie 1 april 2024)

Voorwoord
Kruitwagen & Partners B.V. (hierna: “Kruitwagen & Partners”, “wij”, “we”, “ons” of “onze”) is een advocatenkantoor dat persoonsgegevens verwerkt in de hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: “AVG”) en daaraan gerelateerde wet- en regelgeving.

Deze privacyverklaring (hierna: “Verklaring”) is van toepassing op alle persoonsgegevens die wij verwerken (of namens ons worden verwerkt) wanneer u gebruikmaakt van onze diensten, onze evenementen bezoekt, onze website bezoekt of anderszins met ons communiceert. Als wij uw gegevens voor een andere verwerking willen gebruiken, dan zullen wij u actief informeren.

Wij behouden ons het recht voor om deze Verklaring van tijd tot tijd te wijzigen. Daarom raden wij u aan om deze pagina regelmatig te bekijken zodat u op de hoogte bent van eventuele wijzigingen. Als we onze Verklaring ingrijpend veranderen dan publiceren wij dat ook via een duidelijk bericht op onze website.

De tekst van deze Verklaring is voor het laatst vastgesteld op 1 april 2024.

Verwerking van persoonsgegevens
Onder persoonsgegevens wordt alle informatie verstaan waarmee een natuurlijk persoon (de betrokkene) kan worden geïdentificeerd of identificeerbaar is. De persoonsgegevens die wij van u kunnen verwerken (van ontvangen en opslaan tot aanpassen, doorsturen en verwijderen), zijn onder meer:

• basisinformatie, zoals uw voor- en achternaam, titel, geslacht, het bedrijf waar u werkt en uw functie;
• contactgegevens, zoals uw postadres, (mobiele) telefoonnummer en e-maliadres;
• aanvullende persoonsgegevens, zoals uw identiteitsbewijs, geboortedatum, nationaliteit en huwelijkse staat;
• financiële informatie, zoals uw bankrekeningnummer;
• technische gegevens, zoals uw IP-adres, het apparaat waarmee u onze website bezoekt en de pagina’s die u bekijkt;
• persoonsgegevens die u ons geeft als u bij ons solliciteert, zoals opleidings- en loopbaangegevens; en
• alle overige persoonsgegevens die wij van of over u krijgen of die wij zelf kunnen verkrijgen en die wij gebruiken voor de hieronder genoemde doelen.

In de meeste gevallen verkrijgen wij uw persoonsgegevens van uzelf (bijvoorbeeld opdrachtverlening, websitebezoek, sollicitatie of informatie die wij krijgen tijdens (telefoon)gesprekken en e-mailcontact). Daarnaast kunnen wij uw persoonsgegevens ook op andere manieren verkrijgen, bijvoorbeeld van een wederpartij of van derden in het kader van een zaak die wij behandelen, via (openbare) registers (zoals het Handelsregister van de Kamer van Koophandel) of uit openbare bronnen en websites.

Verwerkingsdoelen
In relaties die wij aangaan zijn persoonsgegevens nodig om uiteindelijk de best mogelijke dienstverlening en samenwerking te bieden. Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

Juridische dienstverlening
Wij verwerken alleen die gegevens die nodig zijn voor de voorbereiding, uitvoering en afronding (inclusief facturatie) van de betreffende opdracht (verlenen van juridisch advies, voeren van een gerechtelijke procedure of verzorgen van juridische kennisoverdracht).

Nakomen wettelijke verplichtingen en (beroeps)regels
Wij verwerken persoonsgegevens om te voldoen aan wettelijke verplichtingen en voor advocaten geldende regelgeving en beroepsregels, zoals identificatie, controle van gegevens, administratieve vereisten of bewaartermijnen.

Marketingdoeleinden
Om onze klantenkring te onderhouden en uit te breiden, kunnen wij u benaderen met voor u relevante informatie, publicaties of uitnodigingen. Dat doen wij ook om de relatie met onze partners, leveranciers en overige relaties te onderhouden.

Deelname aan evenementen
Bij aanmelding voor een van onze evenementen vragen wij om uw persoonsgegevens. Deze gebruiken wij om uw aanmelding te bevestigen, u op de hoogte te houden van het betreffende evenement, uw aanwezigheid te registreren en u een deelnamebewijs te kunnen toesturen.

Toegangscontrole
Bij bezoek aan ons kantoor noteren wij bij aankomst uw naam. Op deze manier weten we bij een calamiteit wie bij ons te gast zijn en zorgen we ervoor dat zich geen onbevoegden in het gebouw bevinden.

Sollicitaties
Om uw sollicitatie te kunnen behandelen, vragen wij om uw persoonsgegevens. De gegevens die u met ons deelt via e-mail en in (telefoon)gesprekken, bewaren wij tot uiterlijk vier weken na afloop van de sollicitatieprocedure. Als wij in de toekomst opnieuw contact met u willen opnemen voor een vacature, dan vragen wij toestemming om uw persoonsgegevens langer te mogen opslaan. Dat zal dan maximaal één jaar zijn.

Verwerkingsgronden
Wij mogen uw persoonsgegevens alleen verwerken als daarvoor een rechtsgrond bestaat. De bovenstaande verwerkingen vinden plaats op basis van een of meer van de volgende rechtsgronden uit de AVG:

• voor de uitvoering van een overeenkomst;
• vanwege een wettelijke verplichting;
• met uw toestemming; en/of
• vanwege een gerechtvaardigd belang.

Delen met derde partijen
Het kan nodig zijn dat wij uw persoonsgegevens delen met derde partijen. Dat kan in onder meer de onderstaande gevallen:

• om onze juridische diensten te kunnen verlenen, bijvoorbeeld bij het voeren van een gerechtelijke procedure;
• om aan wettelijke verplichtingen te kunnen voldoen, bijvoorbeeld een registratie in het Kadaster of een melding bij een toezichthouder;
• ten behoeve van externe leveranciers die wij inschakelen voor verwerkingen zoals beschreven in deze privacyverklaring, zoals onze ICT-leveranciers of een vertaalbureau; en
• ten behoeve van derde partijen die betrokken zijn bij de hosting of organisatie van onze events.

Derden aan wie wij uw persoonsgegevens verstrekken zijn zelf ook verantwoordelijk voor de verwerking van die gegevens en voor de naleving van de AVG. Als een derde uw persoonsgegevens verwerkt als verwerker namens Kruitwagen & Partners, dan sluiten wij een verwerkersovereenkomst die voldoet aan de eisen van de AVG. Met niet-verwerkers worden indien nodig ook schriftelijke afspraken gemaakt zoals privacyconvenanten. Als een van onze externe leveranciers persoonsgegevens verwerkt buiten de Europese Economische Ruimte, dan zal onze schriftelijke overeenkomst met hen passende maatregelen omvatten, meestal standaardcontractbepalingen.

Bewaartermijn
Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor wij deze hebben verzameld en vastgelegd. Als sprake is van een wettelijke bewaarplicht en/of een bewaartermijn op grond van beroeps- of gedragsregels, dan houden wij die termijnen aan.

Beveiliging van gegevens
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging van uw persoonsgegevens tegen te gaan.

Als u vragen heeft over de beveiliging van uw persoonsgegevens of als u misbruik ervan vermoedt, neemt u dan contact met ons op via privacy@kruitwagenenpartners.nl.

Uw rechten
U kunt de persoonsgegevens die wij van u verwerken inzien, laten wijzigen of verwijderen indien de gegevens niet (langer) juist zijn of indien de verwerking niet (langer) gerechtvaardigd is. Ook kunt u onder bepaalde omstandigheden de verwerking beperken, ons verzoeken uw gegevens over te dragen of bezwaar maken tegen de verwerking. Wij zullen beoordelen of we op grond van de wet aan uw verzoek tegemoet kunnen komen.

De Functionaris Gegevensbescherming (FG) kan uw verzoek of eventuele klacht in behandeling nemen en is bereikbaar per e-mail via privacy@kruitwagenenpartners.nl. Wij zullen binnen 30 dagen een reactie geven, maar door eventuele complexiteit van uw verzoek kan het onmogelijk blijken om binnen die 30 dagen ook daadwerkelijk aan uw verzoek te voldoen. Mochten we aan een bepaald verzoek geen gehoor (kunnen) geven, dan zullen we dit gemotiveerd aan u kenbaar maken.

Verder heeft u het recht om eventuele vragen te stellen aan de toezichthouder (de Autoriteit Persoonsgegevens).

Contact
Als u meer wilt weten of vragen of klachten heeft over onze verwerking van uw persoonsgegevens, dan kunt u (schriftelijk) contact met ons opnemen via: privacy@kruitwagenenpartners.nl of Kruitwagen & Partners B.V., t.a.v. Functionaris Gegevensbescherming, Jansbuitensingel 7, 6811 AA Arnhem.